| |
Nhiều DN hiện nay đã ứng dụng phần mềm kế toán vào quản lý. Tuy nhiên, việc ứng dụng này về bản chất là “Tin học hóa” hệ thống kế toán thủ công trước kia. Mặc dù vậy, phần mềm kế toán tài chính vẫn đem lại rất nhiều hiệu quả cho người làm kế toán. |
Phải chăng khi triển khai một hệ thống ERP, chỉ cần quan tâm đến những bộ phận chưa được tin học hóa như Bán hàng, Mua hàng, Sản xuất, Nhân sự… còn với kế toán, chỉ cần “bê nguyên” phần mềm kế toán và chuyển sang phân hệ kế toán tài chính của hệ thống ERP mới là được?
Tư duy kế toán máy
Cảng Hải Phòng, một đơn vị tiên phong trong việc triển khai hệ thống ERP, đã mất hơn một năm trong việc xây dựng lại hệ thống kế toán tài chính trong quá trình triển khai. Giống như nhiều DN Nhà nước khác, Cảng Hải Phòng sử dụng hình thức kế toán Nhật ký chứng từ, và yêu cầu của phòng kế toán đối với đơn vị triển khai ERP là làm thế nào tin học hóa hình thức Nhật ký chứng từ đang sử dụng, từ việc xây dựng kế toán đồ với những Tài khoản đã được quy định bởi Bộ Tài chính, các đơn vị hạch toán phụ thuộc sử dụng các tiểu khoản chi tiết để ghi nhận… cho đến các báo cáo đầu ra cũng giống như quy định. Những yêu cầu thuộc nhóm “Tin học hóa kế toán thủ công” đã một phần làm chậm tiến độ triển khai hệ thống, làm mất nhiều chi phí hơn cho chính Cảng Hải Phòng.
Vấn đề đầu tiên chính là cách tư duy. Triển khai ERP không có nghĩa là tin học hóa cái sẵn có của DN. Việc tin học hóa cái sẵn có của DN là tư duy của việc xây dựng phần mềm (còn gọi là lập trình phần mềm cho DN). Việc triển khai ERP là chấp nhận thay đổi theo hệ thống mới hoàn thiện hơn.
Ví dụ về hệ thống tài khoản. Hệ thống Tài khoản được Bộ Tài chính đã quy định sẵn. Khi phát sinh thêm các khoản mục quản lý, nhân viên kế toán thường mở thêm tiểu khoản chi tiết để theo dõi. Điều này sẽ gây bất lợi cho việc quản lý khi muốn theo dõi phát sinh theo những góc nhìn khác. Tuy nhiên, cấu trúc một tài khoản trong hệ thống ERP không chỉ bao gồm các phân đoạn (segment) dành cho tài khoản được Bộ Tài chính quy định, mà còn nhiều phân đoạn khác như lĩnh vực kinh doanh, đơn vị kinh doanh, vùng địa lý hoạt động… tùy vào nhu cầu quản lý của DN. DN có thể định nghĩa bao nhiều phân đoạn tùy vào nhu cầu quản lý của mình. Như vậy, cấu trúc đoạn của một tài khoản trong hệ thống ERP có thể là: XX-XX-1111-XX-XX-000000. Trong đó, 2 ký tự đầu được dành cho lĩnh vực kinh doanh, 2 ký tự tiếp theo dành cho mã chi nhánh, 1111 là tài khoản tiền mặt, 2 ký tự tiếp theo dành cho loại hàng hóa…
Trước khi triển khai ERP, để quản lý các đơn vị hạch toán phụ thuộc, công ty HPT thường mở thêm các tiểu khoản để quản lý chi tiết. Tuy nhiên, khi triển khai hệ thống ERP, HPT đã coi các đơn vị này như các đơn vị hạch toán độc lập và thay vì việc mở tiểu khoản chi tiết, HPT đã tạo phân đoạn quy định mã đơn vị hạch toán để kiểm soát.
Chuyển đổi cách làm trong kế toán không phải là công việc dễ dàng đối với những người làm kế toán trong DN. Ngay từ trong những thao tác rất bình thường như việc định khoản. Với hệ thống ERP, công việc định khoản được thực hiện tự động và số liệu cũng chuyển từ các phân hệ khác sang. Như vậy, công việc của nhân viên kế toán đã chuyển từ thao tác sang kiểm soát.
Tài khoản trung gian
Tài khoản trung gian là khái niệm rất thường gặp trong khi triển khai ERP. Hệ thống ERP áp dụng tài khoản trung gian để kết nối số liệu giữa các phân hệ, nhằm đảm bảo tính quy trình của hệ thống. Việc thực hiện hạch toán qua tài khoản trung gian có thể sẽ làm tăng khối lượng công việc của kế toán viên lên, bù lại, các báo cáo quản lý lại có số liệu hết sức chi tiết.
Tư vấn triển khai
Một vấn đề lặp đi lặp lại đối với các dự án thất bại khi triển khai chính là năng lực của đơn vị triển khai. Cán bộ tư vấn triển khai ERP không chỉ hiểu về hệ thống mà cần hiểu về nghiệp vụ cần thiết. Ví dụ, khi triển khai kế toán, cần hiểu rất rõ về những kiến thức kế toán, thậm chí từ việc xây dựng kế toán đồ cho đến hạch toán chi tiết các bút toán, xây dựng những báo cáo tài chính… Không chỉ có vậy, cán bộ tư vấn triển khai trong mảng kế toán cần luôn luôn cập nhật những thay đổi của Bộ Tài chính với chế độ kế toán hiện hành. Trong quá trình Bộ Tài chính đang chuẩn hóa hệ thống kế toán hiện nay, việc ban hành những chuẩn mực kế toán mới sẽ gây ra sự thay đổi rất nhiều với việc triển khai ERP. Vì vậy, nếu không nắm được những thay đổi này, hệ thống sẽ không thể phục vụ những yêu cầu tác nghiệp của DN.
Một yêu cầu bắt buộc đối với những cán bộ tư vấn triển khai là kiến thức về nghiệp vụ và kiến thức về sản phẩm ERP phải ngang nhau. Nếu chỉ nắm một trong hai cái thì sẽ gây ảnh hưởng không nhỏ đến việc triển khai ERP cho DN. Thậm chí, DN cần đòi hỏi đơn vị triển khai phải cung cấp nguồn lực triển khai lớn và có trình độ đồng đều. Điều đó sẽ đảm bảo một phần thành công của việc triển khai ERP.
Nói tóm lại, để triển khai thành công ERP vào trong DN, mà ngay bước đầu tiên là kế toán tài chính – phần cốt lõi của ERP – DN rất cần nhận thức rõ sự thay đổi và có quyết tâm thay đổi những nhận thức của mình. Ngoài ra, các nhà tư vấn triển khai cũng cần có năng lực triển khai để cùng DN đi tới thành công.
Bảng tóm tắt một số vấn đề về kế toán tài chính khi triển khai ERP
| STT | Một số vấn đề chính | Hệ thống ERP |
| 1 | Hình thức kế toán | Phù hợp nhiều hơn với hình thức Nhật Ký Chung và Chứng từ Ghi sổ |
| 2 | Hệ thống tài khoản | Cấu trúc tài khoản gồm nhiều phân đoạn để tổng hợp, phân tích số liệu, không đơn giản chỉ là các TK do Nhà nước quy định và mở các tiểu khoản |
| 3 | Hạch toán |
|
| 4 | Báo cáo, biểu mẫu | Bên cạnh những báo cáo, biểu mẫu bắt buộc của Tổng cục Thuế và Bộ Tài chính, các báo cáo, biểu mẫu nên được xây dựng lại theo hình thức quản lý mới, không nhất thiết phải theo các biểu mẫu của hình thức hạch toán thủ công trước kia. |
Ngọc Mai- Chuyên gia tư vấn FPT-ERP
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét