Bí quyết “cố vấn từ xa” của IBM

Có đến 40% trong tổng số 426.000 nhân viên của IBM làm việc cùng nhau nhưng hiếm khi gặp mặt nhau. Tuy nhiên, nhờ văn hóa chia sẻ tri thức và chú trọng hoạt động cố vấn lẫn nhau, IBM không những là công ty có môi trường hoạt động từ xa hiệu quả nhất, mà còn lọt vào top 5 công ty được ngưỡng mộ nhất thế giới.

Theo Sheila Forte, phụ trách hoạt động cố vấn toàn cầu của IBM và đồng tác giả quyển sách Intelligent mentoring: How IBM creates value through people, knowledge, and relationships (tạm dịch: Cố vấn thông minh: Phương pháp giúp IBM tạo ra giá trị từ con người, kiến thức và các mối quan hệ), để thực hiện hoạt động cố vấn từ xa, có bốn bước quan trọng cần thực hiện.

1. Thống nhất trước tần suất và phương tiện gặp gỡ. Đầu tiên, cần thống nhất tần suất gặp gỡ là hằng tháng hay hằng quý chẳng hạn. Sau đó, người nhận cố vấn sẽ lên lịch gặp trước cho cả năm.

“Đó là cách sử dụng thời gian quý báu của người cố vấn một cách thông minh”, Forte cho biết. Đồng thời, hãy thống nhất phương tiện gặp gỡ: qua email, công cụ chat, webcam, hay kết hợp cả ba công cụ này. Điều tưởng chừng đơn giản này lại thật sự quan trọng trong bối cảnh mỗi người làm việc theo những múi giờ khác nhau.

2. Tận dụng những công nghệ hiện có. Ngày nay, các mạng xã hội như Facebook hỗ trợ hoạt động cố vấn từ xa rất nhiều.

Người cố vấn và người nhận cố vấn có thể chỉ chính thức trò chuyện với nhau một lần trong tháng hoặc quý, nhưng lại có thể thường xuyên cập nhật thông tin về nhau qua các chia sẻ cá nhân trên Facebook, Twitter.

3. Hãy cụ thể và trực tiếp khi nhờ hướng dẫn. Người nhận cố vấn cần phải biết rõ ràng, cụ thể những gì mình cần giúp đỡ ở thời điểm hiện tại để người cố vấn có thể hỗ trợ kịp thời và chính xác nhất.

Bên cạnh đó, người nhận cố vấn cần thường xuyên cập nhật những thay đổi của mình cũng như nêu cụ thể những chủ đề mình mong muốn thảo luận cho người cố vấn trước mỗi lần gặp mặt chính thức.

4. Chia sẻ sau những lần gặp mặt. Sau mỗi lần gặp mặt, người nhận cố vấn cần gửi bảng tóm tắt những điểm đã thảo luận để đảm bảo không bỏ sót hay hiểu lầm điểm nào. Việc này xem ra đơn giản nhưng đặc biệt quan trọng khi làm việc từ xa.

Ngoài ra, đừng quên cho người cố vấn biết lời khuyên của họ có tác dụng thế nào trong thực tế để họ tiếp tục học hỏi và điều chỉnh. “Nếu có sự cam kết giữa hai bên cùng với một hệ thống mục tiêu làm việc rõ ràng, yếu tố khoảng cách không còn quan trọng nữa”, Forte khẳng định.

Hoàng Đăng

Link to full article