Mở trung tâm ngoại ngữ - Không chỉ là đam mê

Học tập ngoại ngữ đã và đang trở thành nhu cầu thiết yếu của rất nhiều người, từ trẻ em, học sinh, sinh viên đến người đi làm. Ngoại ngữ được xem như hành trang không thể thiếu của thế hệ @ - thế hệ công dân toàn cầu.

Đáp ứng nhu cầu đó, các trung tâm ngoại ngữ ngày càng mọc lên như nấm, đặc biệt là ở các thành phố, đô thị lớn. Bên cạnh sự “nhập cuộc” của các tổ chức giáo dục quốc tế, rất nhiều người Việt trẻ đã lựa chọn cho mình một con đường khởi nghiệp khá thú vị song cũng đầy thử thách - đó là thành lập trung tâm ngoại ngữ mang thương hiệu Việt.

Với hy vọng đem đến cho người đọc những kiến thức cơ bản để thành lập và vận hành một trung tâm dạy ngoại ngữ hiệu quả, chất lượng, chúng tôi đã tìm gặp chị Vũ Thị Mai Phương - Giảng viên Học viện Tài chính - Giám đốc Trung tâm ngoại ngữ 24H. Chị Phương chia sẻ: “Xuất phát từ đam mê với lĩnh vực giáo dục, đồng thời mình cũng có thế mạnh chuyên môn khá tốt. Hai yếu tố này cùng với niềm yêu thích kinh doanh đã thôi thúc mình khởi nghiệp bằng việc thành lập một trung tâm dạy ngoại ngữ”.

Các bước thành lập và vận hành một trung tâm dạy ngoại ngữ

1. Điều kiện để thành lập một trung tâm dạy ngoại ngữ

Xuất phát từ đặc thù của ngành kinh doanh giáo dục, để thành lập một trung tâm ngoại ngữ, bạn cần phải đảm bảo các điều kiện sau:

- Trung tâm đảm bảo có nguồn tuyển sinh thường xuyên, ổn định.

- Có đội ngũ cán bộ quản lý theo quy định trong Quy chế thành lập trung tâm ngoại ngữ - tin học.

- Có đội ngũ giáo viên đủ tiêu chuẩn theo quy định, đủ khả năng giảng dạy, đảm bảo cho các lớp hoạt động liên tục, đúng lịch của khóa học.

- Có cơ sở vật chất (văn phòng, phòng học, phòng học tiếng, phòng vi tính,…) với các trang thiết bị học tập đáp ứng yêu cầu thực hiện nội dung, chương trình giảng dạy phần lý thuyết và thực hành của học viên.

- Có nguồn tài chính tối thiểu đủ để chi cho các hoạt động thường xuyên của Trung tâm trong năm đầu tiên.

-  Có đầy đủ các điều kiện theo quy định về phòng cháy, nổ, vệ sinh môi trường, y tế và an ninh của trung tâm.

Việc thành lập trung tâm ngoại ngữ phải đảm bảo theo những thủ tục pháp luật đã quy định. Bởi vậy, bạn có thể thuê một trung tâm tư vấn pháp luật hoàn thiện các thủ tục cần thiết này. Đây cùng là bí quyết của chị Mai Phương khi thành lập Trung tâm ngoại ngữ 24H.

2. Đặt tên trung tâm

Đặt tên thương hiệu được xem là một trò chơi xếp chữ không hề đơn giản. Có quá nhiều quy luật và điều kiện phải thoả mãn để tạo ra một từ lý tưởng trong vỏn vẹn vài chữ cái. Tên một thương hiệu nói chung hay một trung tâm ngoại ngữ nói riêng có ý nghĩa quan trọng. Bởi tên thương hiệu gắn bó với sự phát triển, tồn vong của công ty bạn, mọi nỗ lực tiếp thị hay xây dựng thương hiệu chỉ với mục đích tìm một vị trí cho thương hiệu trong tâm trí mọi người.

Đối với trung tâm ngoại ngữ thì việc đặt tên trung tâm cần đảm bảo theo những yêu cầu đã quy định. Lựa chọn một cái tên vừa phù hợp với quy định, vừa thể hiện ý nghĩa bao quát nhất của thương hiệu cũng cần có sự đầu tư. Thông thường,  tên trung tâm thường được đặt theo quy định: Trung tâm + Tên loại hình + Tên riêng (ví dụ: Trung tâm Ngoại ngữ - Tin học ABCD).

Đôi khi chính sự ngẫu nhiên, tình cờ lại đem đến cho bạn một cái tên thương hiệu ưng ý, đó là trường hợp của chị Mai Phương với thương hiệu 24H. Chị chia sẻ:  “Trong một buổi chiều ngồi café cùng nhau, tôi và một cô bạn đã đi đến quyết định chọn tên trung tâm của mình là 24H. Cái tên này đã mang lại sự may mắn cho mình ngay từ khi trung tâm bắt đầu vận hành. Bởi tên này khá gần gũi, thể hiện được những tiêu chí của việc học ngoại ngữ là có thể học trực tuyến, học trên lớp, học qua nhiều cách và có thể học 24/24h được”.

3. Xây dựng đề án kinh doanh

Xây dựng đề án kinh doanh là bước quan trọng để vận hành trung tâm phát triển lâu dài. Giá trị lớn nhất mà bản kế hoạch kinh doanh của bạn tạo ra là nó phác ra được một bức tranh tổng thể, trong đó đánh giá tất cả các yếu tố tác động đến sự phát triển của doanh nghiệp, bao gồm việc mô tả và phân tích các viễn cảnh tương lai kinh doanh của bạn.

Bạn có thể tham khảo các bước cơ bản sau khi thành lập một đề án kinh doanh:

• Viết ý tưởng kinh doanh cơ bản của mình.

• Thu thập tất cả các số liệu bạn có thể có về tính khả thi và chi tiết của ý tưởng kinh doanh.

• Tập trung và sàng lọc ý tưởng của mình trên cơ sở các số liệu đã tổng hợp.

• Phác họa các chi tiết về mô hình kinh doanh của bạn. Sử dụng phương pháp tiếp cận với các câu hỏi “cái gì, ở đâu, tại sao và như thế nào” có thể giúp ích tốt cho bạn trong việc này.

• Làm cho bản kế hoạch của bạn thật hấp dẫn để nó không những cung cấp cho bạn một cái nhìn sâu sắc mà còn trở thành công cụ tốt giúp bạn dễ dàng làm việc với các đối tác hay nhà đầu tư.

Hãy cùng lắng nghe những chia sẻ tâm huyết của chị Mai Phương - Giám đốc Trung tâm ngoại ngữ 24H về việc lập đề án kinh doanh. Chị cho biết: “Đề án kinh doanh có tầm quan trọng và ảnh hưởng khá lớn đến hiệu quả kinh doanh của bạn. Mình xây dựng một chương trình đề án hoạt động cho trung tâm ngoại ngữ của mình với khoảng 5 trang, rất ngắn gọn. Khi tổ chức hoạt động trung tâm, mình theo sát hoạt động của đề án này. Đó là đề án mở, thường xuyên thay đổi, thường xuyên update sao cho phù hợp”.

4. Đầu tư cơ sở vật chất

Một trong những vấn đề cần đặc biệt chú trọng khi mở trung tâm ngoại ngữ, đó là đầu tư cơ sở vật chất. Bởi vì các yếu tố như: địa điểm học, số phòng, bàn ghế học tập, hệ thống loa đài phục vụ học viên,… sẽ có ảnh hưởng nhất định đến chất lượng, hiệu quả dạy ngoại ngữ.

Trung tâm ngoại ngữ cũng giống như một trường học thu nhỏ với nhiều đối tượng khác nhau nên phải làm sao đáp ứng được tốt nhất những nhu cầu của người dạy và người học: yên tĩnh, thoáng mát, khu phòng học, khu vệ sinh sạch sẽ, sân bãi để xe. Phòng học phải đảm bảo diện tích sử dụng bình quân 1,5m2/học viên, độ ánh sáng lớn hơn 300 Lux. Phòng học cũng cần trang bị đầy đủ hệ thống loa đài, máy tính phục vụ cho quá trình học tập của học viên.

Theo chị Mai Phương,: “Trung tâm không cần thiết ở ngoài mặt đường nhưng không gian học nên yên tĩnh và thoải mái, tạo điều kiện tốt nhất cho việc dạy và học”. Sau một thời gian hoạt động và đạt những kết quả nhất định, bạn có thể mở rộng các cơ sở tại những địa điểm khác. Ví dụ như Trung tâm ngoại ngữ 24H sau 2 năm xây dựng và phát triển đã tạo lập được 3 cơ sở.

5. Tuyển chọn nhân sự

Tuyển dụng nhân sự là một việc rất quan trọng góp phần vào sự thành bại của doanh nghiệp. Đội ngũ nhân sự của trung tâm ngoại ngữ thông thường bao gồm các bộ phận sau:

- Đội ngũ giáo viên

Đối với trung tâm ngoại ngữ, đội ngũ giáo viên có vai trò quyết định đến chất lượng dạy và học. Đây cũng là điều quan tâm nhất của học viên khi lựa chọn một trung tâm ngoại ngữ uy tín để theo học. Bởi thế, chị Mai Phương không ngần ngại đưa ra quan điểm của mình: “Không cần đầu tư quá nhiều vào cơ sở vật chất mà tập trung đầu tư vào nguồn lực con người (đội ngũ giáo viên), chất lượng giáo trình học”.

Khóa học TESOL đầu tiên dành cho giảng viên bản ngữ tại trung tâm ngoại ngữ 24H

Thực tế cho thấy, các trung tâm ngoại ngữ có sự tham gia giảng dạy của giáo viên bản ngữ thường thu hút học viên hơn. Tuy nhiên, bạn cần cân nhắc điều này vì thực tế chất lượng giảng dạy không phụ thuộc hoàn toàn vào tỷ lệ giáo viên bản ngữ. Điều cơ bản là hình thức tuyển chọn đầu vào và đào tạo giáo viên giảng dạy như thế nào. Ví dụ như đối với giáo viên bản ngữ thì yêu cầu về chứng chỉ TESOL, TOEFL, các văn bằng chứng chỉ sư phạm tiếng Anh, đối với giáo viên trong nước cần có kiểm tra đầu vào về trình độ và kinh nghiệm giảng dạy.

-Nhân viên marketing

Sản phẩm của trung tâm ngoại ngữ là các khóa đào tạo ngoại ngữ. Tuy nhiên để thu hút học viên thì không thể không có bộ phận marketing, giới thiệu đến cộng đồng sản phẩm của mình. Nhân viên marketing đòi hỏi có kinh nghiệm, khả năng sáng tạo, giao tiếp tốt và có vốn ngoại ngữ lưu loát, năng động, tự tin.

- Nhân viên chăm sóc khách hàng

Đây là đội ngũ tư vấn viên của mỗi trung tâm ngoại ngữ. Công việc chính của một tư vấn viên là: tư vấn cho học viên các chương trình đào tạo ở trung tâm ngoại ngữ; hướng dẫn học viên ghi danh; theo dõi và hỗ trợ học viên trong suốt quá trình học tập.

- Nhân viên trợ giảng

Để công việc giảng dạy của giáo viên được thuận lợi thì bạn cần xây dựng một đội ngũ trợ giảng. Công việc chính của bộ phận này là hỗ trợ quá trình học tập của học viên, kết nối giáo viên và học viên, cùng với giáo viên đánh giá kết quả học tập. Bạn có thể tuyển dụng những sinh viên có trình độ ngoại ngữ tốt làm việc partime. Đây là đối tượng khá năng động, hoạt bát và phù hợp với công việc trợ giảng.

Chúng ta hãy cùng lắng nghe chị Mai Phương chia sẻ kinh nghiệm tuyển dụng nhân sự của trung tâm 24H.

6. Xác định đối tượng học viên và xây chương trình đào tạo

Việc xác định đối tượng học viên chính của trung tâm cũng là một khâu rất quan trọng, ảnh hưởng tới định hướng tuyển chọn giáo viên và xây dựng chương trình đào tạo. Bạn phải xác định cụ thể đối tượng chính của trung tâm mình là ai? Học sinh, sinh viên hay người đi làm? Cấp bằng chứng chỉ cho những loại hình nào?...

Hầu hết các trung tâm uy tín, chất lượng đều xây dựng bộ giáo trình riêng để thuận lợi cho quá trình dạy và học. Giáo trình có thể do giám đốc trung tâm và đội ngũ giáo viên tập trung biên soạn trên cơ sở đặc thù chương trình đào tạo, cấp bằng, chứng chỉ của trung tâm.

Các chương trình cấp chứng chỉ như: IELTS, TOEIC, A, B, C, các khóa đào tạo ngắn hạn: cho doanh nghiệp B2B, giao tiếp các cấp, khóa đào tạo cơ bản: ngữ pháp, ngữ âm, giao tiếp cơ bản,... Có thể căn cứ vào từng chương trình mà đưa ra chỉ tiêu tuyển sinh và sắp xếp giáo viên giảng dạy.

Chị Mai Phương cho biết: “Chương trình đào tạo của trung tâm là do mình và các giáo viên cùng tập trung nghiên cứu, biên soạn từ rất nhiều nguồn khác nhau, biên tập từng câu, từng bài theo đúng chủ điểm, từng khóa học phù hợp đối tượng học sinh”.

Để đảm bảo chất lượng giảng dạy, việc quản lý học viên, giám sát chất lượng bài giảng cần phái tiến hành thường xuyên. Ở một số trung tâm có thiết kế phiếu điều tra cảm nhận học viên, những góp ý để nhằm nâng cao chất lượng giảng dạy.

Sau khi thiết kế chương trình đào tạo và cân bằng các điều kiện khác, bạn xác định mức chi phí hợp lý cho từng khóa học. Định mức chi phí cho các khóa học một cách hợp lý và linh hoạt cũng góp phần thu hút số lượng học viên tìm đến trung tâm.

7. Quảng bá thương hiệu

Tùy vào điều kiện, hoàn cảnh, bạn có thể thiết kế chiến lược quảng bá thương hiệu phù hợp với trung tâm của bạn như thiết kế pano quảng cáo, tờ rơi, quảng cáo truyền hình, báo chí, quảng cáo trong các trường học. Marketing online cũng là kênh quảng cáo đắc lực hiện nay, tốn ít chi phí và hiệu quả. Tuy nhiên, để chiến lược xây dựng thương hiệu đem lại hiệu quả thực sự, ngoài việc mạnh tay đầu tư cho công tác quảng bá, bạn phải luôn chú trọng đến tiêu chí số một: đó là luôn đảm bảo chất lượng đào tạo tại trung tâm.

“Thông qua chất lượng dịch vụ đào tạo tại trung tâm, các kênh học viên để mở rộng, thu hút người học. Ngoài ra, trung tâm mình đưa các chiến lược quảng cáo trên truyền hình để khẳng định quy mô, chất lượng, chương trình trao học bổng cho sinh viên tại một số trường đại học, quảng bá thông qua website, các mạng xã hội, facebook, các diễn đàn với việc thành lập các nhóm học ngoại ngữ để thu hút học viên. Trung tâm mình cũng có tổ chức các hoạt động ngoại khóa cho học viên, các câu lạc bộ, cuộc thi và những hội thảo tiếng Anh thu hút đông học viên tham gia, chiếu phim phụ đề tiếng Anh…”- Chị Mai Phương chia sẻ kinh nghiệm quảng bá thương hiệu của Trung tâm 24H.

Có rất nhiều cách thức để kinh doanh và làm giàu, có vô số lĩnh vực bạn có thể lựa chọn. Nhưng khi đã quyết định kinh doanh lĩnh vực nào, bạn cũng cần có kiến thức, niềm đam mê, xác định một lộ trình khoa học, hợp lý và đặc biệt là kiên trì theo đuổi. Hãy cùng lắng nghe những trải lòng rất tâm huyết của chị Mai Phương: “Ai khởi nghiệp cũng có những tham vọng. Đừng ngủ quên trên chiến thắng mà hãy luôn tích cực làm việc không ngừng, miệt mài tạo ra những sản phẩm mới cũng như để nâng cao hơn trình độ chuyên môn”. Đây cũng là lời khuyên quý báu dành cho những ai đang muốn thử sức trong lĩnh vực kinh doanh này.

Link to full article